Registro de Operadores Intracomunitarios: Quién debe darse alta y cómo hacerlo

¿Te estás preguntando por qué debería interesarte un concepto como el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)? Porque hay que reconocer que, a priori, eso de “intracomunitarios” suena a lo que es: a operar dentro de la Comunidad Económica Europea (pero fuera de las fronteras españolas). Algo que a muchos profesionales puede quedarles algo lejos…

Pero ocurre una cosa: estar familiarizado con el ROI es de vital importancia porque, al negociar con proveedores europeos, esta es la clave para no tener que cargar IVA en tus facturas. ¿A que ahora sí que ha llamado tu atención este concepto? Te lo explicamos todo sobre él en este artículo.

¿Qué es el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios)?

Su propio nombre ya resulta suficientemente claro a la hora de dar pistas sobre este concepto, pero no está de más cubrir los básicos y preguntar: ¿qué es exactamente el Registro de Operadores Intracomunitarios? Es este un censo en el que constan todos aquellos profesionales y empresas que poseen un número de operador intracomunitario (NIF-IVA) que les permite comerciar siguiendo las normas del IVA intracomunitario.

Esto significa no solo que, si vas a establecer cualquier tipo de relación de negocios con alguno de los países dentro de la Unión Europea, debes asegurarte de constar en el ROI. Significa, sobre todo, que solo podrás beneficiarte del funcionamiento del IVA intracomunitario  en el caso de que el profesional o empresa al que estés facturando también conste en el Registro de Operadores Intracomunitarios (su equivalente en el país de destino).

¿Quién debe darse de alta en el ROI?

Pese a lo dicho, no todo el mundo puede o debe darse de alta en este censo, sino que existen todo un conjunto de factores limitantes a este respecto. Los casos en los que el alta en el ROI es necesaria son dos:

1. Profesionales y empresas que realicen ventas o compras intracomunitarias de bienes . Es decir, ventas de bienes que se envían a otro país de la UE para entregarse a un cliente empresario o profesional.
2. Profesionales y empresas que prestan o reciban servicios de empresas establecidas en otros países de la Unión Europea.

En resumen, hacer operaciones con clientes o proveedores de otros países de la UE te obliga a darte de alta en el ROI.

¿Cómo darse de alta en el ROI?

¿Crees que, al implicar un papeleo administrativo a nivel europeo, el alta en este censo debe ser una tarea complicada y desalentadora? Para nada. Curiosamente, inscribirse en el ROI no podría ser más sencillo, ya que lo único que hay que hacer es solicitar un número de operador intracomunitario a través del modelo 036 de la Agencia Tributaria.

En este modelo, lo primero que hay que hacer es marcar la casilla 582. Y, a continuación, la casilla 584 debe ser rellenada con la fecha en la que el profesional o empresa tiene previsto realizar su primera operación intracomunitaria.

Una vez tramitado el modelo, y en un máximo de tres meses, la AEAT deberá ponerse en contacto contigo para hacerte llegar el número con el que has sido registrado. Ten en cuenta que, en este caso concreto, el silencio administrativo tiene un significado inequívoco: que tu solicitud ha sido denegada. A menudo, la Agencia Tributaria enviará un requerimiento de información en el que tendrás que explicar por qué necesitas estar inscrito en el ROI. En ese momento debes aportar contratos, órdenes de compra , correspondencia o facturas que prueben la necesidad de estar inscrito. Sí, has leído bien, "facturas!" . Hacienda te pide que aportes facturas de operaciones intracomunitarias para probar que necesitas estar en el ROI a pesar de que un empresario no puede emitir facturas de ventas intracomunitarias hasta que está en ese registro.

Número de Operador Intracomunitario

Hasta aquí, el Registro de Operadores Intracomunitarios no podría ser más sencillo… Aunque hay que reconocer que, para acabar de entenderlo del todo, es necesario abordar otros dos conceptos básicos. Y el primero de ellos, de hecho, ya ha sido mencionado un par de veces en este mismo artículo.

Se trata del número de operador intracomunitario, que suele citarse comúnmente como NIF-IVA intracomunitario. Este es, como ya se ha dicho más arriba, el código que se le asigna a un profesional o una empresa cuando formaliza su registro en el ROI.

Lo curioso es que el NIF-IVA es un código que no resulta demasiado difícil de adivinar. Incluso antes de que la Agencia Tributaria te lo comunique, sabrás cuál es tu número de operador intracomunitario si a tu NIF antepones las letras ES (de España, obviamente). Pongamos, por ejemplo, que el NIF con el que operas es 11111111A… ¿Cuál sería entonces tu NIF-IVA? No podría ser más sencillo: sería ES-11111111A. No tiene mayor misterio.

Ahora bien: ten en cuenta que, si vas a hacer una factura intracomunitaria, no puedes poner ES delante de tu NIF y tramitarla directamente. Este código solo es válido si te has registrado en el ROI y la Agencia Tributaria ha aceptado tu solicitud.

¿Qué es la consulta de operadores o VIES?

El segundo concepto que va estrechamente ligado al Registro de Operadores Intracomunitarios es el VIES. Este Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA es, de hecho, un motor de búsqueda al que cualquiera puede recurrir para saber si una empresa o un profesional tiene un NIF-IVA que le permita operar dentro de la Comunidad Económica Europea.

Dicho de otra forma: el es la suma de todos los registros de operadores intracomunitarios que se ponen en marcha en cada país de la UE. Se puede acceder a él a través de dos vías oficiales, siendo la más cercana la misma página de la Agencia Tributaria con la que la mayor parte de profesionales españoles están más que familiarizados. Si no, también puede accederse a este motor de búsqueda a través de la página web de la Unión Europea. Y, de hecho, en Marosa también te ofrecemos esta herramienta con la que podrás validar hasta 3000 NIFs intracomunitarios cada vez.

Hay que tener en cuenta que el VIES solo sirve para comprobar si un operador tiene un NIF-IVA válido dentro de la Unión Europea, y que no ofrece ningún otro tipo de información sobre este mismo operador. Su función es limitada, pero realmente poderosa si lo que quieres es que tus facturas intracomunitarias estén exentas de IVA. No en vano, todos los empresarios que emitan facturas a clientes en otro país de la UE, están obligados a consultar el VIES para confirmar que la factura se puede emitir sin IVA.

Y, ahora sí, con toda esta información sobre el ROI, el NIF-IVA y el VIES, cualquiera debería estar más que preparado para lanzarse a negociar con cualquier país de la Unión Europea… ¿O es que no es esto algo deseable para cualquier profesional español?