Qué es un Número de IVA y ¿cómo puedo conseguir uno?

Los siguientes países han actualizado su umbral de Intrastat en 2025: Bulgaria, Chipre, Estonia, Hungría, Irlanda, Lituania, Polonia, Portugal y Eslovenia.

Como todos los años, la Comisión Europea ha publicado la Nomenclatura Combinada aplicable a partir de enero de 2025.

Para evitar dudas, las siguientes transacciones normalmente no requieren que una empresa no establecida obtenga un número de IVA. Como suele ocurrir con el IVA, hay excepciones a la regla.

• Prestaciones de servicios: si presta servicios desde su país de origen a alguien en el extranjero, no tiene que registrarse en el país del cliente. Normalmente se aplicarán las reglas B2B. Excepcionalmente, tendrás que registrarte y cobrar el IVA por los servicios relacionados con bienes inmuebles. También se aplican excepciones al arrendamiento a corto plazo, los servicios de transporte de pasajeros, los servicios de restauración, el uso y el disfrute, entre otros.
• Las compras nacionales de productos no obligan a registrarse a efectos del IVA en ningún país de la UE. En algunos países, todavía tienes que registrarte a efectos del IVA por las compras de productos cuando se aplica el cobro revertido nacional.

Si estás incurriendo en el IVA, la recuperación de estos importes tiene diferentes procedimientos en función de si estás registrado a efectos del IVA o no. Explicamos la diferencia en nuestro artículo sobre la devolución del IVA de la UE.

No necesitarás un conjunto de cuentas por separado si tienes un número de IVA extranjero. Solo tendrás que abrir una «cuenta de IVA ingresado» adicional para tus ventas en las que cobres el IVA y una «cuenta de IVA ingresado» adicional para las compras en las que hayas incurrido en el IVA. Cada vez que envíes una declaración de IVA, declararás de forma neta el IVA entrante y el IVA repercutido en el extranjero, tal y como haces normalmente con tu declaración de IVA periódica en tu país de origen.

Si tienes más de un número de IVA extranjero, añadirás tantas cuentas de IVA de entrada y salida adicionales como números de IVA extranjeros. Te recomendamos asignar a estas cuentas el nombre del país al que corresponden.

Como regla general, debes registrarte a efectos del IVA en un país cuando realices operaciones imponibles en ese territorio. Existen normas de IVA especiales para las empresas de comercio electrónico que puedes leer en nuestro artículo. Para todas las demás empresas sin un establecimiento permanente, estas son algunas de las transacciones que obligarán a registrarse a efectos del IVA en un país:

• Exportaciones: La exportación de productos también lo obligará a registrarse y cumplir con todos los requisitos de documentación para poder calificar su suministro con una tarifa cero.
• Ventas nacionales de productos: vender productos dentro de un país normalmente te obligará a registrarte y pagar el IVA a las autoridades fiscales sobre esas ventas. Sin embargo, las empresas extranjeras deben considerar la posibilidad de aplicar normas de cobro inverso. Cuando se aplica el cobro inverso, no se cobra el IVA por el suministro y el cliente calcula el IVA manualmente en su declaración de IVA. En esos casos, la venta nacional de productos no requiere que te registres.
• Movimientos intracomunitarios: cuando suministres productos de un país de la UE a otro o cuando recibas productos enviados desde otro país de la UE, necesitas obtener un número de IVA. También tienes que registrarte en el sistema VIES, que es automático en algunos países, pero puede llevar tiempo y esfuerzo en otros Estados miembros
• Las importaciones también pueden dar lugar a la obligación de obtener un número de IVA. Algunos países permiten registrar un IVA reducido si solo se realizan importaciones seguidas de ventas en las que no se cobra el IVA. También hay simplificaciones en cuanto a la importación y el IVA, pero por regla general, necesitarás un número de IVA si quieres importar productos y venderlos en cualquier país de la UE.

Por lo general, transcurren entre 4 y 6 semanas desde el momento en que se presenta una solicitud correcta para obtener un número de IVA en un país europeo. Este período cambia de un país a otro. En Marosa, tenemos una amplia experiencia en la solicitud exitosa de números de IVA en cualquier país europeo. Nuestro equipo de registro de IVA si necesitas ayuda con una solicitud nueva o existente. Nos especializamos en solicitudes urgentes de números de IVA utilizando nuestra red de contactos locales en cada autoridad tributaria.

Una vez registrado a efectos del IVA, debes configurar tu sistema de facturación para generar facturas relacionadas con las actividades en el país de registro utilizando un nuevo número de factura de serie e indicando el número de IVA obtenido de las autoridades fiscales.

Por ejemplo, si tienes una empresa del Reino Unido y tienes un número de IVA en Alemania para realizar ventas locales a clientes alemanes a partir del 1 de enero. Todas tus facturas de ventas en Alemania a partir del 1 de enero deben indicar el número de IVA alemán proporcionado por las autoridades fiscales alemanas (y no tu número de IVA del Reino Unido). El número de factura de estas facturas debe iniciar una nueva serie que sea coherente para todas tus ventas en Alemania.

Debes obtener ayuda para solicitar un número de IVA. La solicitud debe presentarse a las autoridades fiscales locales utilizando los formularios de registro correctos. Esta solicitud debe incluir documentación sobre su empresa, pruebas de la autoridad del representante legal e información detallada sobre las actividades planificadas. Una vez presentada la solicitud, es importante realizar un seguimiento minucioso hasta recibir una respuesta positiva de las autoridades fiscales locales. En ocasiones, se plantearán otras consultas a las que habrá que responder con prontitud.

Si tu empresa no pertenece a la UE, tendrás que designar un representante fiscal en algunos países en los que solicites un número de IVA. Puedes comprobar qué países exigen esta representación en nuestra descripción general sobre la representación fiscal en la UE.

Un representante fiscal es una persona o empresa local que interactuará con las autoridades fiscales en su nombre. Con mucha frecuencia, este representante es responsable solidariamente de sus deudas tributarias. Esta responsabilidad se extiende a los pagos del IVA, las multas y cualquier otra obligación tributaria en el país en el que esté registrado a efectos del IVA.

Con mucha frecuencia, realizarás actividades en un país extranjero, pero dicha actividad no requerirá un registro de IVA porque no se considera una «actividad imponible», como se explica anteriormente en la sección «¿Cuándo necesito un número de registro de IVA en la UE?».

Si necesitas recuperar el IVA ingresado que te ha cobrado a tu proveedor, es importante que evalúes si debes recuperar este importe de IVA mediante tu declaración de IVA (es necesario registrarse a efectos del IVA) o mediante las Directivas 8ª y 13ª (no es necesario registrarse a efectos del IVA). Te explicamos la diferencia en nuestro artículo específico.

Registrarse para obtener el número de IVA en un país puede ser una actividad engorrosa y lenta. Podemos ayudar a su empresa a reunir toda la documentación y a presentar los formularios de registro en toda Europa. Los documentos necesarios para este tipo de registros varían de un país a otro, sin embargo, hay algunos certificados y POA que normalmente son obligatorios y que puedes empezar a preparar antes:

• Certificado de IVA en su país de origen: este documento demuestra que su empresa está registrada para un número de IVA en su país de establecimiento. Normalmente, debe ser original y haber sido emitido recientemente por las autoridades fiscales locales, por lo que sugerimos solicitar tantos certificados como países de registro.
• Certificado de constitución o extracto del Registro Mercantil con todos los detalles sobre la constitución de la empresa en su país de origen.
• Estatutos emitidos como parte del proceso de incorporación en su país de origen.
• Prueba de transacciones sujetas a impuestos: este puede ser un requisito difícil, ya que no siempre es fácil demostrar que tienes la intención de realizar entregas sujetas a impuestos. Algunos ejemplos incluyen contratos, órdenes de compra, facturas o documentos similares.
• Comprobante de firma: Este es un documento que demuestra que la persona que firma el formulario de registro tiene derecho a representar a la empresa. Un ejemplo pueden ser los estatutos sociales en los que el firmante es nombrado director de la empresa.

También debes tener en cuenta los requisitos lingüísticos. La mayoría de los países obligan a presentar todos los documentos en su idioma local. Nuestra red de traductores nacionales estará lista para ayudarlo con este requisito.

IVA son las siglas de Impuesto al Valor Agregado. Solo los países con un sistema de IVA requerirán que las empresas tengan un número de IVA. Un número de IVA es un número de identificación a todos los efectos del IVA en el país en el que se emitió dicho número.

Muy a menudo, el número de IVA será el único número de identificación fiscal en el país correspondiente. Sin embargo, a veces las autoridades tributarias pueden emitir dos números: un número fiscal local para las transacciones locales y las comunicaciones con las autoridades fiscales, y un número de IVA extranjero o intracomunitario a efectos del IVA de la UE. Puedes obtener más información sobre dos ejemplos de esta distinción en nuestro artículo Diferencia entre SIREN y SIRET en Francia y Diferencia entre el número de identificación fiscal y el número de identificación fiscal en Alemania.

Obtener un número de IVA extranjero conlleva obligaciones administrativas adicionales. Siempre tendrás que presentar las declaraciones de IVA, ya sea de forma mensual o trimestral (a veces, también se permiten las declaraciones anuales). Algunas jurisdicciones exigirán informes de transacciones, como las declaraciones de la SAF-T, los informes de control o los listados de ventas.

Es posible que también tengas que presentar devoluciones de Intrastat y ECSL si realizas transacciones intracomunitarias en ese país.

Como se ha explicado anteriormente, las facturas deben emitirse de conformidad con la normativa local. Debe llevar un registro de las facturas emitidas y recibidas, ya que las autoridades fiscales pueden solicitar esta información en caso de una auditoría.

Marosa se especializa en el cumplimiento del IVA en cualquier país europeo. Nuestro equipo le ayudará con cualquier pregunta sobre sus obligaciones en materia de IVA en el extranjero y nos pondremos en contacto con usted en breve.

Si es una empresa extranjera no establecida en un país, no se aplican los umbrales de registro. Estos umbrales solo se aplican a las pequeñas empresas establecidas. Las empresas no establecidas deben registrarse tan pronto como realicen la primera transacción imponible. Además, hay que tener en cuenta todas las obligaciones administrativas, como la facturación, la contabilidad, la preparación de las declaraciones y los requisitos de ERP. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si necesitas ayuda con tus registros de IVA o tus obligaciones en materia de IVA en cualquier país europeo.