Verifactu ya está en marcha, ¿y ahora que?
Verifactu impone la obligación de que los sistemas informáticos de facturación cumplan con ciertos requisitos para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, seguimiento e inalterabilidad de los registros.
El pasado mes de octubre se completó la regulación del proyecto que se ha venido conociendo coloquialmente como Verifactu, al aprobarse la Orden del Ministerio de Hacienda que establece los requisitos técnicos de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIFs).
¿Quiénes se verán afectados?
Este proyecto contempla dos tipos de obligaciones. Unas para los proveedores, desarrolladores o comercializadores de los SIFs, que deben garantizar que sus sistemas cumplan con los requisitos establecidos en la normativa (garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, seguimiento e inalterabilidad de los registros). Para lo que disponen de un plazo de 9 meses tras la aprobación de la Orden Ministerial.
El otro grupo de obligados son todos aquellas personas físicas o jurídicas establecidas en España, que realicen actividades económicas y que no se encuentren en el Suministro Inmediato de Información (SII). Si tenemos en cuenta que en 2023 el número de sujetos pasivos en régimen general de IVA era de 3.660.000 contribuyentes, probablemente en torno a 3,6 millones se pueden ver afectados por esta nueva normativa.
No obstante, sólo se verán afectados aquellos que utilicen un “sistema informático de facturación” (SIF), Conforme a la regulación aprobada, un SIF será aquel conjunto de hardware y software que permita la entrada, conservación y tratamiento de la información de facturación. Una delimitación que deja bastante ámbito a la apreciación subjetiva y que abre todo un campo de incertidumbres y muchos “depende”.
Uno de los objetivos de esta iniciativa era avanzar hacia la digitalización y modernización de las PYMEs españolas, pero una posible consecuencia no deseada puede ser que veamos un uso mayor de los talonarios de facturas u otro tipo de facturas manuales como vía de escape de estas nuevas obligaciones.
¿En qué consisten estas nuevas obligaciones?
Los SIF de los obligados deben cumplir con los nuevos requisitos establecidos en la norma. Así, el SIF debe realizar un encadenamiento de las facturas de forma que se evite la alteración o supresión de cualquiera de ellas. Esto se consigue mediante una huella de seguridad o hash que recoge información de la factura previa. Adicionalmente se debe imprimir en cada factura o ticket un código QR que permite comunicarse con la AEAT y transmitir o consultar información de la factura.
De manera simultánea o inmediatamente después de la emisión de cada factura, se debe registrar un fichero XML con una información similar a la del SII. Con dos diferencias, se debe incorporar información específica de esta iniciativa (Hash de seguridad, identificación del SIF y la fecha exacta de emisión de la factura) y, por contra, se impide la realización de asientos resúmenes diarios de facturas simplificadas o Tickets que si permite el SII. En el caso de los SIFs todas las facturas simplificadas deben registrarse de manera individualizada.
Una vez generado este fichero existen dos opciones. Una voluntaria, la que realmente corresponde a la denominación Verifactu, en la que se debe remitir el fichero de manera inmediata a la AEAT (en plazos que por ahora se están estableciendo de 60 segundos) y otra, en la que estos ficheros se deben almacenar bajo la responsabilidad de los empresarios y sólo se aportaran cuando así sea solicitado por la Administración (modalidad No Verifactu).
Si se elige esta segunda modalidad, se establecen numerosas obligaciones adicionales para las empresas. Entre ellos, firmar electrónicamente cada fichero, crear un registro de todos los eventos que afecten a los procesos y generar un fichero XML con la información de estos eventos, y se conservar los ficheros durante el periodo de prescripción. En definitiva, se establecen requisitos adicionales que buscan garantizar la inalterabilidad de los registros y que hacen más gravosa esta segunda modalidad.
Si se opta por la modalidad de Verifactu, el código QR permitirá a los clientes verificar que la factura ha sido reportada a la AEAT. En la modalidad No Verifactu, sin embargo, servirá para que esa información sea transmitida por los clientes a la administración.
¿Cuándo entra en vigor?
La obligación para estos posibles 3,6 millones de contribuyentes, con las normas actualmente en vigor, estaba prevista para el 1 de julio de 2025. No obstante, se acaba de aprobar un Real Decreto que aplaza la entrada en vigor al 1 de enero de 2026 para personas jurídicas y al 1 de julo de 2026 para las físicas. Aparte de esta extraña diferenciación que no existe en la normativa del IVA, se excluye del ámbito de obligación de Verifactu los supuestos de autofactura y de emisión de facturas en nombre de terceros por imposición legal.