Declaración Instrastat: ¿qué es y quién está obligado?

Comprueba qué es una declaración Intrastat, cuándo debes presentarla y qué contenidos se requieren en este tipo de declaraciones.

¿Qué es una declaración Intrastat?

El Intrastat es una declaración estadística que debes presentar cuando vendes tus productos a otros países de la UE y tu volumen de ventas excede un determinado umbral. Las declaraciones Intrastat recogen el movimiento de mercancías (expediciones y llegadas) realizados entre los Estados miembros de la UE.

Como es una declaración estadística, debes declarar datos fiscales como el valor de la mercancía, pero también datos logísticos como el país de procedencia, el peso o el medio de transporte utilizado.

La obligación del Intrastat se creó en 1993 cuando los Estados miembros pasaron a formar parte de la Unión Europea y se eliminaron las formalidades aduaneras. Al desaparecer «las fronteras», los gobiernos perdieron la forma de recabar datos sobre las mercancías que entraban y salían de su territorio. Esos datos son necesarios para diseñar políticas económicas de uno u otro sector. Por ejemplo, al gobierno francés le interesa saber cuánto cava venden las empresas españolas en Francia de cara a entender el impacto sobre industrias de vinos espumosos en Francia, como el champán. Las declaraciones de Intrastat reemplazaron entonces a las declaraciones de aduana como fuente de estadísticas comerciales dentro de la UE.

Al tener una naturaleza comunitaria, los requisitos para la declaración de Intrastat son similares en todos los Estados miembros de la UE, aunque hay algunas diferencias en la forma en que cada país ha implementado las normas.

¿Quién está obligado a presentar el Intrastat?

Las empresas que envíen o reciban sus productos desde o hacia otros países de la UE deben presentar declaraciones Intrastat siempre que excedan un valor anual de mercancías establecido por cada país.

Las declaraciones Intrastat deben presentarse cuando el valor total de las mercancías enviadas a otros Estados miembros de la UE o el valor total de las mercancías adquiridas desde otros Estados miembros de la UE esté por encima de los umbrales establecidos en la legislación del Estado miembro en cuestión.

Cada país de la UE fija sus umbrales nacionales, aplicables por separado a las llegadas y las expediciones, por debajo de los cuales las empresas quedan exentas de proporcionar cualquier información en la declaración de Intrastat. Los umbrales se revisan anualmente y cualquier cambio se anuncia, normalmente, a finales del año anterior.

¿Cuándo se debe presentar? Cada país de la UE fija el plazo para la presentación de las declaraciones Intrastat. En general, las declaraciones Intrastat deben presentarse mensualmente y la fecha límite de presentación se calcula sobre la base de días hábiles o de un día concreto. Si la fecha de vencimiento cae en un fin de semana o en un día festivo, se suele trasladar al siguiente día hábil.

¿Cómo hacer la declaración de Intrastat?

El problema de las declaraciones Intrastat es que requieren datos de dos fuentes distintas: datos fiscales y datos de logística. Estos datos suelen estar en diferentes departamentos de una misma empresa, por lo que el nivel de detalle, unido a la ubicación de la información y unas fechas muy ajustadas para presentar el Intrastat, las convierten en una declaración problemática para casi todas las empresas.

La preparación de estas declaraciones puede ser tediosa debido al gran número de datos que se deben declarar. En algunos casos se pueden consolidar las líneas cuando todos los datos son iguales excepto la masa, el valor y el valor estadístico. Pero, a pesar de esto, a veces son necesarias cientos de líneas en una sola declaración Intrastat.

Existe un estrecho vínculo entre las declaraciones Intrastat y el sistema del IVA relativo al comercio intracomunitario. A menudo se concilian los importes declarados para comprobar la exhaustividad y la calidad de los mismos.

La información que se ha de consignar en las declaraciones de Intrastat depende de los umbrales de cada país para determinar si se debe presentar una declaración «detallada» o «simplificada».

En el artículo 9 del Reglamento (CE) n.º 638/2004 se definen los datos que deben recabar obligatoriamente las autoridades fiscales nacionales. Algunos de los datos opcionales también se enumeran en este reglamento con el fin de garantizar la armonización en todos los Estados miembros.

Datos más comunes que se deben notificar con carácter general:

Estado miembro de expedición/llegada
Región de expedición/llegada
Condiciones de entrega de la mercancía
Naturaleza de la transacción
País de origen
Modo de transporte
Código de la mercancía
Cantidad (unidad suplementaria)
Valor de factura
Valor estadístico

¿Cómo deben presentarse las declaraciones de Intrastat?

Las declaraciones Intrastat se presentan siempre de forma electrónica. En España se presentan a través de la página web de la AEAT.

Afortunadamente, en caso de tener que declarar multitud de líneas en una misma declaración, la AEAT permite realizar declaraciones mediante fichero EDIFACT. Esta herramienta automatiza el proceso de generación y presentación de declaraciones. Ponte en contacto con Marosa para saber más sobre este procedimiento u otras formas de automatizar tus declaraciones de IVA.

Lee este artículo para conocer las diferencias entre el Modelo 349 e Intrastat

¿Qué pasa si presento Intrastat fuera de plazo?

Normalmente, tendrás que afrontar un recargo por presentación fuera de plazo. Cada país miembro de la UE ha establecido el procedimiento sancionador aplicable en caso de omitir la presentación de la declaración Intrastat, o bien de su presentación con datos erróneos, falsos o incompletos, así como la presentación fuera de plazo.

En el caso de España, por ejemplo, la sanción máxima asciende a 30.050 €, pero solo se aplica este importe en omisiones de grandes importes. Los tramos aplicables por sanciones según el tipo de gravedad están publicados en el artículo 51 de la Ley 12/1989, de la Función Estadística Pública.

Además, de manera general, muchos países han implementado un procedimiento de notificaciones previas a modo de recordatorio antes de la imposición de multas.

Código CN8 de la mercancía en Intrastat

El código CN8 es un identificador de bienes armonizado en la Unión Europea. Con este código se clasifica en categorías e incluso se individualiza la naturaleza de cada producto. Se trata de un sistema de codificación de ocho dígitos que comprende los códigos del Sistema Armonizado (SA) con otras subdivisiones de la UE. Los códigos de mercancías también se denominan Nomenclatura Combinada (NC) y son utilizados por los Estados miembros de la UE para recopilar datos detallados sobre su comercio de mercancías.

Los CN8 clasifican todas las mercancías para cumplir los requisitos del Territorio Aduanero Común y de las estadísticas de comercio exterior de la UE. La Nomenclatura Combinada también se utiliza en las estadísticas de comercio intracomunitario.

Los CN8 contienen la nomenclatura completa para la descripción de los productos en la declaración de Intrastat. Esta nomenclatura está sujeta a revisiones anuales que garantizan que se mantenga actualizada de acuerdo con los cambios en la tecnología o en las pautas del comercio internacional de mercancías.

Presentar la declaración por tercero firmante

Los obligados a presentar la declaración Intrastat podrán hacerlo, generalmente, por medio de un representante a efectos fiscales. En España, por ejemplo, tras comunicar la representación a las autoridades competentes, este representante podrá utilizar su certificado digital a fin de presentar las declaraciones Intrastat por el obligado.

El proceso de designación de representante es sencillo y puede realizarlo el propio representante con su certificado digital. Simplemente deberá acceder a la sección de alta de representante e introducir sus datos.